Att vinna en plats på ett ramavtal är ett viktigt delmål, men det garanterar inga intäkter. De faktiska affärerna uppstår först när den upphandlande myndigheten gör ett avrop från avtalet. Hur dessa avrop går till skiljer sig åt och specificeras alltid i upphandlingsdokumenten.
För att som leverantör kunna agera effektivt behöver du förstå de två huvudsakliga modellerna för avrop: fast rangordning och förnyad konkurrensutsättning. Den här guiden går igenom hur de fungerar, vilka skillnaderna är och vad du behöver tänka på för att vinna kontrakten.
Vad är ett avrop?
Ett avrop är en beställning av en vara eller tjänst som görs inom ramen för ett befintligt ramavtal. Istället för att genomföra en helt ny upphandling för varje enskilt behov kan den upphandlande myndigheten snabbt och enkelt köpa det som behövs från de leverantörer som redan är upphandlade i ramavtalet. Processen för detta styrs av villkoren i ramavtalet.
Modell 1: Avrop enligt fast rangordning
Den här modellen, ibland kallad ”vattenfallsmodellen”, används när samtliga villkor för kontraktet är fastställda i ramavtalet. Det inkluderar allt från pris och kvalitet till leveranstider.
Så fungerar det
1. Rangordning: Leverantörerna rangordnas baserat på utvärderingskriterierna i den ursprungliga upphandlingen (oftast lägst pris eller bästa förhållande mellan pris och kvalitet).
2. Avropsförfrågan: Myndigheten skickar sin beställning till den leverantör som är rangordnad som nummer ett.
3. Leverans eller avböjande: Om leverantör ett kan leverera enligt de fastställda villkoren får de kontraktet. Om de av någon anledning inte kan leverera (t.ex. på grund av kapacitetsbrist eller att de inte kan möta en specifik leveranstid) måste de formellt tacka nej.
4. Nästa i kön: Först när leverantör ett har tackat nej får myndigheten gå vidare och ställa samma fråga till leverantör nummer två. Processen upprepas tills en leverantör accepterar beställningen.
Villkoren för när en myndighet får gå vidare till nästa leverantör i rangordningen måste vara objektivt formulerade i ramavtalet. Det kan exempelvis vara att leverantören inte svarar inom en viss tid eller skriftligen meddelar att de inte kan utföra uppdraget.
Exempel: Inköp av IT-utrustning
En kommun har ett ramavtal för inköp av bärbara datorer med tre leverantörer, rangordnade efter lägst pris. När IT-avdelningen behöver 20 nya datorer kontaktar de leverantör 1. Leverantör 1 meddelar dock att den specifika modellen har en leveranstid på åtta veckor, medan kommunen behöver dem inom fyra. Eftersom detta avviker från ramavtalets villkor (t.ex. max tre veckors leveranstid) kan kommunen, efter att ha dokumenterat detta, gå vidare och ställa frågan till leverantör 2.
Att tänka på som leverantör
- Känn din plats: Är du rankad etta är kraven på leveranskapacitet och snabba svar höga. Är du rankad lägre kan affärsmöjligheter ändå uppstå, så var beredd att agera.
- Håll vad du lovat: Du måste kunna leverera enligt de priser och villkor du angett i ditt anbud under hela avtalsperioden.
Modell 2: Förnyad konkurrensutsättning
Denna modell används när inte alla villkor är fastställda i ramavtalet. Det är vanligt för mer komplexa tjänster, som konsulttjänster eller byggprojekt, där varje enskilt uppdrag har unika förutsättningar.
Så fungerar det
1. Avropsförfrågan: När ett behov uppstår skickar den upphandlande myndigheten en avropsförfrågan till samtliga leverantörer på ramavtalet.
2. Mini-anbud: Förfrågan fungerar som en mini-upphandling. Den innehåller specifika krav för det aktuella uppdraget. Leverantörerna svarar med ett anpassat anbud där de ofta preciserar lösning, tidsplan, bemanning och pris.
3. Utvärdering: Myndigheten utvärderar de inkomna anbuden baserat på de utvärderingskriterier som angetts i ramavtalet (och som kan ha preciserats i avropsförfrågan).
4. Tilldelning: Den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet för just det uppdraget vinner kontraktet.
Exempel: Konsulttjänster
En myndighet behöver hjälp med att genomföra en organisationsförändring och har ett ramavtal med fem managementkonsultfirmor. Myndigheten skickar ut en avropsförfrågan som beskriver projektets mål, tidsramar och kravprofil för konsulterna. De fem firmorna återkommer med förslag på lösning, CV:n på föreslagna konsulter och ett fast pris för uppdraget. Myndigheten utvärderar anbuden baserat på kriterierna ”pris” (40%) och ”kompetens och erfarenhet hos erbjudna konsulter” (60%) och tilldelar kontraktet till den firma som får högst poäng.
Att tänka på som leverantör
- Var snabb och noggrann: Tidsfristerna för att svara på en förnyad konkurrensutsättning är ofta korta. Ha en intern process för att snabbt kunna ta fram ett konkurrenskraftigt anbud.
- Skräddarsy ditt svar: Återanvänd inte gamla anbud. Läs avropsförfrågan noga och anpassa din lösning och ditt pris till det specifika uppdraget.
- Kvalitet lönar sig: Till skillnad från rangordning är pris sällan den enda faktorn. Lägg tid på att presentera en högkvalitativ lösning som tydligt möter kundens behov.
Kombinerade modeller
Ett ramavtal kan även tillåta båda avropsmodellerna. Det kan till exempel vara specificerat att mindre, standardiserade beställningar under ett visst tröskelvärde ska avropas via rangordning, medan större och mer komplexa uppdrag ska genomgå en förnyad konkurrensutsättning. Information om detta finns alltid i upphandlingsdokumenten.
Sammanfattning
Att förstå hur avrop fungerar är avgörande för att omvandla ett ramavtal till faktiska affärer. De två huvudsakliga modellerna är fast rangordning, där allt är förutbestämt, och förnyad konkurrensutsättning, som innebär en mini-upphandling för varje kontrakt. Oavsett modell är nyckeln att noggrant läsa ramavtalets villkor, ha god intern beredskap och agera snabbt och professionellt på varje avropsförfrågan. Det är genom att vinna avropen som ramavtalet skapar verkligt affärsvärde.