I offentlig upphandling är språket exakt. Två ord som varje anbudsgivare måste ha full kontroll över är ska och bör. Att förväxla dem är ett av de vanligaste och mest kostsamma misstagen ett företag kan göra. Skillnaden är inte akademisk – den avgör om ditt anbud överhuvudtaget kommer att utvärderas.
Denna artikel bryter ner skillnaden, visar hur du identifierar kraven i praktiken och ger dig en strategi för hur du använder kunskapen för att vinna fler kontrakt.
Vad är ett ska-krav?
Ett ska-krav (eller skall-krav) är ett absolut och icke förhandlingsbart krav. Det är en digital grind: antingen uppfyller du det, eller så gör du det inte. Om ditt anbud inte uppfyller samtliga ska-krav måste den upphandlande myndigheten förkasta det. Det finns inget utrymme för bedömning eller välvilja.
Ska-krav definierar miniminivån för att få delta i affären. De rör oftast grundläggande kvalifikationer och tekniska specifikationer som myndigheten anser vara nödvändiga.
Exempel på ska-krav:
- Kvalificeringskrav:
"Anbudsgivaren ska* vara registrerad för F-skatt."
"Företaget ska* ha en årsomsättning på minst 10 MSEK under de senaste två räkenskapsåren."
"Anbudsgivaren ska* inneha en giltig certifiering enligt ISO 9001."
- Krav på anbudet:
"Anbudet ska* vara skrivet på svenska."
"Priser ska* anges i SEK exklusive moms."
- Krav på varan/tjänsten:
"Systemet ska* vara kompatibelt med Windows 11."
"Fordonet ska* ha en räckvidd på minst 400 km enligt WLTP."
Om ett enda av dessa krav inte är uppfyllt och bevisat enligt anvisningarna, är anbudet ute ur processen. Det spelar ingen roll hur konkurrenskraftigt ditt pris är eller hur bra du uppfyller andra krav.
Vad är ett bör-krav?
Ett bör-krav är ett önskemål från den upphandlande myndigheten. Det är inte obligatoriskt, men det används för att skilja anbuden åt i utvärderingsfasen. Bör-krav är direkt kopplade till utvärderingsmodellen och genererar poäng.
Att uppfylla ett bör-krav visar att du kan leverera ett mervärde utöver miniminivån. Det är här du har chansen att differentiera dig från konkurrenter som också klarat alla ska-krav.
Exempel på bör-krav:
- Mervärden:
"Leverantören bör* ha en miljöcertifiering enligt ISO 14001." (Kan ge 10 av 100 poäng i utvärderingen.)
"Svarstid för support bör* vara under 2 timmar." (Snabbare svarstid ger högre poäng.)
- Kompetens och erfarenhet:
"Projektledaren bör* ha erfarenhet från minst två liknande projekt inom offentlig sektor." (Varje relevant projekt ger extra poäng, upp till ett maxtak.)
- Funktionalitet:
"Produkten bör* ha en pekskärm." (Ger poäng om det uppfylls.)
Att inte uppfylla ett bör-krav leder inte till diskvalificering. Det innebär endast att du får noll poäng för just det kriteriet, vilket sänker din totalpoäng och minskar chansen att vinna.
Strategi: Från efterlevnad till konkurrensfördel
En framgångsrik anbudsstrategi bygger på en korrekt hantering av både ska- och bör-krav. Processen kan delas in i två steg.
Steg 1: Kvalificera dig med 100 % efterlevnad av ska-krav
Det första du gör när du analyserar ett förfrågningsunderlag är att skapa en checklista för samtliga ska-krav. Gå igenom dem ett efter ett och ställ en ärlig fråga: "Kan vi uppfylla detta och bevisa det?"
- Ja: Perfekt, bocka av och gå vidare. Säkerställ att du har de dokument (certifikat, årsredovisningar etc.) som krävs som bevis.
- Nej: Stanna upp. Om ni inte kan uppfylla ett ska-krav är det i 99 % av fallen lönlöst att fortsätta. Det är ett tydligt tecken på att ni bör avstå från att lämna anbud (no-bid). Att lägga resurser på ett anbud som kommer att förkastas direkt är slöseri med tid och pengar.
- Osäker: Om ett krav är otydligt formulerat, använd fråge- och svarsfunktionen i upphandlingen. Be myndigheten förtydliga exakt vad som krävs. Exempel: "Avser krav 3.1.2 enbart projektledaren eller samtliga nyckelpersoner? Är kravet ett ska-krav?"
Steg 2: Vinn med en smart hantering av bör-krav
När du har säkerställt att ni klarar alla ska-krav är det dags att fokusera på bör-kraven. Det är här affären vinns.
1. Kartlägg och poängsätt: Lista alla bör-krav och notera hur många poäng vart och ett ger. Vissa kan ge fasta poäng (t.ex. 10 poäng för ett certifikat), medan andra kan ha en glidande skala (t.ex. poäng per år av erfarenhet).
2. Gör en kostnad-nytta-analys: Vad kostar det er att uppfylla ett visst bör-krav? Om ett önskemål om extra snabb leverans ger 5 poäng men ökar era kostnader med 10 %, är det värt det? Analysera detta i förhållande till den totala poängpotentialen och ert pris.
3. Fokusera på era styrkor: Använd bör-kraven för att spela på era starka sidor. Om ni har ett exceptionellt miljöarbete, se till att maximera poängen i de relevanta bör-kraven. Beskriv ert mervärde tydligt och koppla det direkt till poängkriteriet.
4. Var ärlig: Försök aldrig att bluffa eller överdriva er förmåga att uppfylla ett bör-krav. Om ni inte kan leverera det ni lovar kan det leda till avtalsbrott och skadestånd. Det är bättre att få noll poäng än att vinna på falska premisser.
Sammanfattning
Att skilja på ska- och bör-krav är grundläggande för att lyckas med offentlig upphandling. En enkel minnesregel är:
- Ska-krav är obligatoriska. De är din biljett in i utvärderingen. 100 % efterlevnad är ett måste.
- Bör-krav är poänggivande önskemål. Det är här du konkurrerar och vinner affären.
Genom att systematiskt analysera dessa två kravtyper kan du fatta bättre beslut om vilka upphandlingar ni ska satsa på och hur ni ska utforma ert anbud för att maximera chanserna att vinna.