I många anbudsprocesser behandlas referenser som en sista-minuten-uppgift. Kvällen före inlämning letas gamla kundnamn fram i panik, och någon ringer en tidigare uppdragsgivare för att fråga om det är okej att skriva upp dem.
I offentlig upphandling (LOU) är detta en av de vanligaste orsakerna till onödiga poängavdrag – eller i värsta fall direkt diskvalificering. Offentlig referenstagning är formell, strikt och lämnar lite utrymme för misstag.
För att vinna fler kontrakt behöver du gå från att leta referenser i panik till att förvalta en aktiv och strategisk referensportfölj.
Förstå skillnaden: Ska-krav eller utvärderingskriterium?
Det första steget är att skilja på hur den upphandlande myndigheten använder dina referenser:
1. Kvalificeringskrav (Ska-krav): Här handlar det om att bevisa er tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Upphandlaren vill verifiera att ni genomfört liknande uppdrag tidigare. Det är binärt: godkänd eller icke-godkänd. Om din referens inte svarar eller inte kan bekräfta volymen som krävdes, faller anbudet direkt.
2. Tilldelningskriterium (Bör-krav / mervärde): Här betygsätts referensens omdöme enligt en förutbestämd skala (ofta 1–5). Frågorna rör ofta leveransprecision, problemlösningsförmåga eller samarbete. Skillnaden mellan en 4:a och en 5:a från en referens kan avgöra en upphandling värd tiotals miljoner.
Tre vanliga misstag som kostar kontraktet
1. Referensen är inte tillgänglig
Upphandlande myndigheter har sällan skyldighet att jaga en referens i veckor. Om underlaget anger att referenstagning sker via telefon eller digitalt formulär under vecka 42 och din kontaktperson är på älgjakt eller föräldraledig, riskerar du 0 poäng eller att anbudet förkastas. Rätten att komplettera ett anbud enligt likabehandlingsprincipen är starkt begränsad.
2. Uppdraget matchar inte kravspecifikationen
Krävdes det att uppdraget omfattade minst 5 000 användare, genomfördes under de senaste tre åren och hade ett ordervärde på minst 2 miljoner kronor? Om referensen uppger att uppdraget rörde 4 200 användare hjälper det inte att kunden var supernöjd. Projektet uppfyller inte kraven.
3. Bristande intern synk hos referensen
Om du i anbudet beskrivit hur ni agerade proaktivt vid en driftstörning, men kontaktpersonen hos kunden minns det som rörigt eller inte minns detaljerna alls, faller trovärdigheten. Upphandlaren ställer ofta strukturerade frågor med fasta svarsalternativ baserade på vad du själv påstått.
Så bygger du en strukturerad referensportfölj
Att ha ett levande referensbibliotek gör inte bara att du sparar tid vid varje anbudsinlämning – det gör att du kan välja de referenser som ger bäst strategisk träff mot det specifika underlaget.
1. Dokumentera vid projektavslut – inte tre år senare
Gör det till en fast rutin i er leveransprocess att genomföra en formell avstämning när ett projekt avslutas eller när ett avtal nått halvtid. Dokumentera:
- Exakt avtalsperiod (start- och slutdatum).
- Ekonomisk volym (fakturerat belopp per år).
- Kvantitativa mått (antal användare, ton levererat gods, kvadratmeter städad yta).
- Vilka specifika tekniker, certifieringar eller metoder som användes.
Be kunden skriva under eller skriftligen bekräfta sammanställningen. Då har du fakta redo oavsett om kontaktpersonen slutar om två år.
2. Tagga och kategorisera referenserna
Bygg upp en intern databas där ni taggar uppdragen utifrån typiska parametrar i offentliga förfrågningsunderlag:
- Sektor: Statlig, kommunal, region eller privat sektor.
- Omfattning: Litet, medelstort eller komplext uppdrag.
- Avtalsform: Ramavtal med avrop, enskilt entreprenadkontrakt eller löpande funktionsleverans.
- CPV-koder och nyckelord: IT-säkerhet, molnmigrering, krisberedskap, ISO-krav.
När ett intressant underlag publiceras i upphandlingsverktyget kan du på fem minuter filtrera fram de 2–3 projekt som bäst matchar kravprofilen.
3. Håll kontaktuppgifterna färska
Människor byter jobb, går i pension eller byter roller. Gå igenom referensportföljen minst var sjätte månad. Om en nyckelperson bytt arbetsgivare: ta reda på vem som tagit över rollen hos kunden och om denne har mandat att verifiera ert tidigare arbete.
När upphandlingen pågår: Så agerar du
När du väl valt vilka referenser som ska lämnas i anbudet:
- Förvarna kunden: Berätta att ni lämnar in anbud till X kommun och att de är angivna som referens.
- Dela förutsättningarna: Skicka de specifika frågorna ur underlaget till referensen så att de vet vad upphandlaren kommer fokusera på.
- Säkra tillgänglighet: Bekräfta att personen faktiskt kan svara under den tidsperiod då utvärderingen sker, eller ange en namngiven ersättare om underlaget tillåter det.
Sammanfattning
Offentlig referenstagning är en formalistisk kontroll, inte ett säljsamtal. För att vinna kontrakt på referenser krävs struktur: dokumentera fakta direkt vid leverans, kategorisera projekten utifrån vanliga upphandlingskrav och håll kontaktpersonerna informerade och förberedda. En välorganiserad referensportfölj eliminerar onödiga avslag och maximerar era kvalitetspoäng.