Att vinna ett ramavtal är en viktig milstolpe, men det är sällan en garanti för omedelbara intäkter. Affärerna uppstår först när den upphandlande myndigheten gör ett avrop från avtalet. Att förstå mekanismerna bakom avrop är avgörande för att omvandla ett ramavtal från en potential till en faktisk inkomstström.
Den här artikeln går igenom hur avrop fungerar i praktiken, vilka olika modeller som finns och vad du som leverantör behöver göra för att vinna de enskilda kontrakten.
Vad är ett ramavtal och vad är ett avrop?
Ett ramavtal är ett avtal som sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer. Avtalet fastställer villkoren för framtida kontrakt under en given tidsperiod – det kan handla om pris, kvalitet, leveransvillkor och andra specifikationer. Ramavtalet i sig är alltså inte en beställning, utan enbart ett ramverk.
Ett avrop är den faktiska beställningen eller det kontrakt som en upphandlande myndighet tilldelar en leverantör inom ramen för det befintliga ramavtalet. Det är först vid avropet som en affärsrelation och en betalningsskyldighet uppstår för en specifik vara eller tjänst.
Processen är designad för att göra det enklare och snabbare för myndigheter att göra återkommande inköp utan att behöva genomföra en fullskalig upphandling varje gång.
Två huvudsakliga modeller för avrop
Lagen om offentlig upphandling (LOU) definierar huvudsakligen två sätt att göra avrop på från ett ramavtal med flera leverantörer. Vilken modell som gäller ska alltid framgå tydligt av upphandlingsdokumenten för ramavtalet. Det är kritiskt att du som anbudsgivare vet vilken modell som gäller, eftersom det påverkar din strategi.
1. Avrop enligt fast rangordning
När alla villkor är fastställda i ramavtalet sker avropen oftast enligt en förutbestämd rangordning. Denna modell kallas ibland för "kaskad" eller "turordning".
Så fungerar det:
- Leverantörerna rangordnas i det ursprungliga anbudsförfarandet, oftast baserat på lägst pris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
- När myndigheten har ett behov vänder de sig till leverantör #1 i rangordningen.
- Om leverantör #1 av någon anledning inte kan leverera (t.ex. på grund av tillfällig brist på kapacitet eller produkter), går frågan vidare till leverantör #2, och så vidare.
Exempel:
En kommun har tecknat ett ramavtal för kontorsmaterial med tre leverantörer. Leverantör A rankades etta (lägst pris), Leverantör B tvåa och Leverantör C trea. När en skola i kommunen behöver beställa 500 block och 1000 pennor, skickas beställningen direkt till Leverantör A. Leverantör B och C får inte ens en förfrågan, så länge A kan leverera enligt avtal.
Strategi för dig som leverantör: Vid fast rangordning avgörs i princip allt i det initiala anbudet. Målet är att säkra förstaplatsen. När avtalet väl är vunnet handlar det om att säkerställa leveranskapacitet och god service för att inte förlora avrop till nästa leverantör i kön.
2. Avrop genom förnyad konkurrensutsättning
När inte alla villkor är fastställda i ramavtalet, eller när myndigheten behöver en mer anpassad lösning, används förnyad konkurrensutsättning. Detta är i praktiken en mini-upphandling riktad enbart till de leverantörer som finns på ramavtalet.
Så fungerar det:
- Myndigheten skickar ut en avropsförfrågan till samtliga leverantörer på ramavtalet.
- Förfrågan specificerar det aktuella behovet, t.ex. volym, specifika krav, tidsplan och projektbeskrivning.
- Leverantörerna lämnar in ett anbud (ett ”avropssvar”) baserat på förfrågan.
- Myndigheten utvärderar anbuden och tilldelar kontraktet till den leverantör som bäst uppfyller kraven för just det specifika avropet.
Utvärderingen måste baseras på samma tilldelningskriterier som i den ursprungliga ramavtalsupphandlingen, men myndigheten kan precisera eller vikta om dem för det specifika avropet.
Exempel:
En statlig myndighet har ett ramavtal för IT-konsulttjänster med fem leverantörer. Myndigheten behöver nu en projektledare med expertis inom molnsäkerhet för ett sexmånadersprojekt. De skickar en förfrågan till alla fem leverantörerna där de ber om CV för en specifik konsult, en lösningsbeskrivning och ett timpris (inom ramen för eventuella pristak i ramavtalet). Det företag som presenterar den mest kompetenta konsulten till det mest konkurrenskraftiga priset vinner just detta kontrakt.
Strategi för dig som leverantör: Att vinna ramavtalet är bara första steget – det ger dig en licens att tävla om de faktiska uppdragen. Framgång kräver en aktiv och löpande säljinsats:
- Avsätt resurser: Ha en person eller ett team som bevakar och snabbt svarar på avropsförfrågningar. Tidsfristerna är ofta korta.
- Skräddarsy varje svar: Återanvänd inte bara generiska mallar. Läs förfrågan noggrant och anpassa ditt svar för att lösa kundens specifika problem.
- Var snabb och tillgänglig: En snabb och professionell hantering av förfrågningar bygger förtroende.
Fallgropar att undvika
1. Att vinna avtalet men inga affärer: Den vanligaste fallgropen vid förnyad konkurrensutsättning. Man firar ramavtalet men misslyckas med att avsätta resurser för att aktivt svara på avropsförfrågningar.
2. Att inte förstå avropsmodellen: Om du tror att du har ett avtal med rangordning när det i själva verket är förnyad konkurrensutsättning, kommer du passivt vänta på beställningar som aldrig kommer.
3. Att bryta mot ramavtalets villkor: I ett avropssvar kan du inte erbjuda sämre villkor eller högre priser än vad som angetts i ditt ramavtalsanbud. Du kan däremot ofta erbjuda bättre priser för att vinna det specifika kontraktet.
Sammanfattning
Ett ramavtal är nyckeln som öppnar dörren till offentliga affärer, men det är avropen som faktiskt leder till kontrakt och intäkter.
- Identifiera vilken avropsmodell som gäller: fast rangordning eller förnyad konkurrensutsättning.
- Vid fast rangordning är målet att vinna förstaplatsen i upphandlingen. Arbetet är till största del gjort när avtalet är signerat.
- Vid förnyad konkurrensutsättning börjar det riktiga arbetet efter att avtalet är signerat. Det kräver en aktiv, löpande insats för att svara på och vinna mini-upphandlingar.
Genom att förstå och anpassa din strategi efter avropsmodellen maximerar du dina chanser att omvandla ett vunnet ramavtal till en långsiktig och lönsam affär.